Mit Cashflow haben Sie alles, was zum Führen einer angemessenen Debitorenverwaltung notwendig ist. Das Programm bestimmt automatisch, welche Aktionen zu welchem Zeitpunkt unternommen werden und bietet die Hilfsmittel, mit denen diese Aktionen ausgeführt werden können.
Im Folgenden werden die wichtigsten Eigenschaften von Cashflow beschrieben.
Vorlagen
Beim Erledigen der Debitorenverwaltung wird regelmäßig mit (rückständigen) Debitoren korrespondiert. Hierbei werden immer die gleichen Schriftstücke benutzt.
Die Texte dieser Schriftstücke können als Vorlage in Cashflow Organizer festgelegt werden.
Die so gefertigten Schriftstücke werden mit Profilen verknüpft (siehe unten). Anhand dieser Profile wird bestimmt, welches Schriftstück zu welchem Zeitpunkt verschickt werden muss.
Die Anzahl Vorlagen, die erstellt werden können, ist unbegrenzt. Bei der Installation von Cashflow wird automatisch eine Reihe von Standard Vorlagen erstellt. Selbstverständlich können diese nach Wunsch angepasst werden.
Profile
Debitorenverwaltung ist das Durchführen von Handlungen, die darauf abzielen, einen Debitor zur Zahlung zu bewegen. Die Durchführung dieser Handlungen wird von Cashflow aufgrund von Profilen angesteuert.
In diesen Profilen wird festgelegt, welche Handlungen durchgeführt werden müssen, und zu welchem Zeitpunkt dies geschehen muss. Wie bei den Vorlagen kann man auch unbegrenzt viele Profile erstellen. Auf diese Weise können separate 'Behandlungsvorgänge' für verschiedene Gruppen von Debitoren definiert werden.
Debitoren mit Profilen verknüpfen
Anschließend kann ein Debitor mit dem Profil verknüpft werden, gemäß welchem der Debitor behandelt werden soll. Nachdem ein Debitor mit einem Profil verknüpft ist, werden alle an diesen Debitor gerichteten Rechnungen gemäß dem Behandlungsvorgang des verknüpften Profils überwacht.
Organizer
Aktionen werden über das Fenster Organizer verarbeitet. Hierfür bietet das Fenster die folgenden Möglichkeiten:
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Importieren von Informationen aus dem Buchhaltungspaket |
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Beim Erledigen der Debitorenverwaltung ist es notwendig, dass ausschließlich mit den aktuellsten Daten gearbeitet wird. Cashflow bietet daher die Möglichkeit, mit einem Knopfdruck den aktuellen Datenbestand aus dem Buchhaltungspaket zu importieren. Hierfür brauchen keine Exportbestände erstellt zu werden. Die benötigten Informationen werden – über eine direkte Verknüpfung mit der Datenbank – vollautomatisch aus dem Buchhaltungspaket kopiert. |
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Einstellungen kontrollieren |
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Ein Debitor kann erst verarbeitet werden, wenn das anzuwendende Profil gewählt wurde. Wenn (neue) Debitoren bestehen, für die noch kein Profil gewählt wurde, wird dies von Organizer signalisiert, und es kann mit einem Knopfdruck das Fenster geöffnet werden, mit dem das anzuwendende Profil nachträglich gewählt werden kann.
Außerdem wird die Möglichkeit geboten, Rechnungen und/oder Debitoren für die Behandlung über Cashflow völlig auszuschließen. (wie z.B. Intercompany-Forderungen)
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Aktionen abwickeln |
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Nach dem Importieren der aktuellen Informationen und der Kontrolle der Einstellungen stellt Organizer automatisch fest, welche Aktionen stattfinden müssen. Diese Aktionen werden in einer Liste wiedergegeben. Es können Teilselektionen von Aktionen pro Kunde, Profil, Aktionstyp etc. gemacht werden. |
Aktion
Cashflow kennt die folgenden Aktionsformen:
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Briefaktion |
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Telefonaktion |
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Corporate Rating Aktion |
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Aufzeichnungs-/Kontrollaktion |
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Inkassoaktion |
Auf Basis der Profile wird automatisch festgestellt, welche Aktionen verfallen sind und abgewickelt werden müssen. Diese Aktionen werden dem Nutzer zur Behandlung angeboten.
Wo es möglich ist, wird das Abwickeln einer Aktion automatisiert. Dafür ist immer eine Genehmigung des Nutzers notwendig. Dieser kann die Aktion auch aufschieben oder (unbehandelt) abschließen. Unternimmt der Nutzer nichts, dann wird die Aktion beim nächsten Mal, wenn Organizer gestartet wird, erneut zur Behandlung angeboten.
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