Cashflow vous offre tout ce qui est nécessaire à une gestion appropriée des débiteurs. Le programme détermine automatiquement les actions à mener et propose les ressources nécessaires à leur réalisation. Voici les principales caractéristiques de Cashflow.
Modèles
Dans le cadre de la gestion des débiteurs, on correspond régulièrement avec ceux-ci. On fait alors toujours usage des mêmes documents. Les textes de ces documents peuvent être sauvegardés sous forme de modèle dans Cashflow Organizer.
Les documents ainsi élaborés sont couplés à des profils (voir ci-après). Ces profils permettent alors de décider quel document envoyer et à quel moment.
Il n’y a pas de limite au nombre de modèles qu’on peut élaborer. Lors de l’installation de Cashflow, un certain nombre de modèles standard est automatiquement établi. Ceux-ci peuvent évidemment être personnalisés.
Profils
La gestion des débiteurs revient à mener des actions destinées à inciter un débiteur à effectuer son règlement. Ces actions sont menées par Cashflow sur la base de profils.
Dans ces profils, il convient d’établir les actions à mener et leur date d’exécution. Comme pour les modèles, la possibilité est offerte d’établir autant de profils que souhaité. On peut ainsi définir des "parcours de traitement distincts" pour différents groupes de débiteurs.
Association de débiteurs à des profils
La façon dont il convient de gérer des débiteurs est définie dans un profil. Etant donné que tous les débiteurs ne doivent pas être traités de la même manière, il existe la possibilité de créer un profil propre (pour répondre) à chaque groupe de débiteurs.
On peut ensuite, grâce à l’affectation d’un débiteur à un profil, décider du parcours de traitement auquel on doit soumettre ce débiteur. Une fois qu’un débiteur est associé à un profil, toutes les factures adressées à ce débiteur seront suivies selon le parcours de traitement du profil associé.
Organizer
Les actions sont traitées par l’intermédiaire de l’écran Organizer. L’écran offre à cet effet les possibilités suivantes:
| • |
Importation d’informations provenant du programme de comptabilité |
| |
Lors de la gestion des débiteurs, il est indispensable de ne traiter que les données les plus à jour. Cashflow offre donc la possibilité d'importer les chiffres les plus récents du pack de comptabilité d'un simple clic de souris Il est inutile de créer le moindre fichier d’exportation. Les informations nécessaires sont copiées entièrement automatiquement à partir du programme de comptabilité par le biais d’un couplage direct à la base de données. |
| • |
Contrôle des réglages |
| |
Un débiteur ne peut être traité que si le profil à utiliser a été sélectionné. S'il existe des (nouveaux) débiteurs pour lesquels aucun profil n'a encore été choisi, Organizer le signale, et on peut afficher d’un simple clic l’écran permettant de sélectionner le profil à utiliser.
Il est possible par ailleurs d’exclure entièrement des factures et / ou débiteurs du traitement via Cashflow. (par exemple pour des créances inter-sociétés).
|
| • |
Traitement des actions |
| |
Après l’importation des informations à jour et le contrôle des réglages, Organizer détermine automatiquement les actions à réaliser. Ces actions apparaissent sous forme de liste. On peut également procéder à une sélection partielle par client, par profil, par type d’action, etc. |
Action
Cashflow identifie les types d’actions suivantes:
| • |
Action courrier |
| • |
Action téléphone |
| • |
Action Corporate Rating |
| • |
Action notification / contrôle |
| • |
Action de recouvrement |
Sur la base des profils, on détermine automatiquement les actions qui sont arrivées à échéance et celles qui doivent être traitées. Ces actions sont fournies pour traitement à l’utilisateur.
Dans la mesure du possible, le traitement d’une action est automatisé. Ceci nécessite toujours l’approbation d'un utilisateur. Celui-ci peut aussi reporter ou clore (sans traitement) l’action.
Si l’utilisateur ne fait rien, l’action est à nouveau proposée pour un traitement dès le prochain démarrage d’Organizer.
Cliquez ici pour plus d'information