Bijlagen > Geavanceerde instellingen koppeling boekhoudpakket

In deze bijlage worden de geavanceerde instellingen voor de koppeling tussen d-basics en het boekhoudpakket beschreven. Deze instellingen worden vastgelegd in het scherm 'Boekhoudpakket geavanceerde instellingen' op te roepen via de menu opties 'Administratie', 'Boekhoudpakket', knop 'Advanced'.

In het scherm 'Boekhoudpakket geavanceerde instellingen' worden slechts de opties getoond die van toepassing zijn op het geselecteerde boekhoudpakket (het is dus mogelijk dat niet alle hieronder beschreven opties worden getoond).

Belangrijk:

De geavanceerde instellingen kunnen van grote invloed zijn op de manier waarop d-basics informatie verwerkt. Gebruik de geavanceerde instellingen daarom alleen in overleg met de d-basics helpdesk.

Het scherm 'Boekhoudpakket geavanceerde instellingen' bestaat uit een groot aantal tabs. Hieronder worden per tab de geavanceerde instellingen beschreven:

IMPORTEREN

TAB 1A1) DEBITEURENNUMMER

•gebruik voor het debiteurennummer de debiteurenzoekcode

Selecteer deze optie indien de zoekcode moet worden gehanteerd als debiteurennummer.

•7-cijferig debiteurennummer

Selecteer deze optie indien het geselecteerde boekhoudpakket een 7-cijferig debiteurennummer hanteert.

•Gebruik het nieuwe debiteurennummer veld

In sommige gevallen wordt het debiteurennummer in twee verschillende velden opgeslagen. Selecteer deze optie indien bij het aanmaken van de databestanden de waarde uit het veld debcode in plaats van het veld debnr moet worden gebruikt. (Deze instelling is alleen van toepassing op Exact Globe 2000).

TAB 1A2) DEBITEURENFILTER

•Lees bij het inlezen van debiteuren een extra veld in t.b.v. deb. Filter

Met behulp van filters kunnen gegevens van bepaalde debiteuren of facturen uit de databestanden worden gehouden. Het komt voor dat te filteren debiteuren al als zodanig zijn gekenmerkt in het boekhoudpakket. D-basics kan met behulp van deze informatie automatisch de te filteren debiteuren selecteren. Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken, moeten één of meer velden worden geïmporteerd waarin het hiervoor genoemde kenmerk door het boekhoudpakket wordt opgeslagen. Selecteer via de uitvouwmenu's de extra in te lezen velden (uit het stambestand van de debiteuren).

TAB 1A3) DEBITEUREN IMPORTVELDEN

•Lees bij de debiteuren extra vrije velden in

Via deze optie kunnen vijf extra velden uit het debiteurenbestand worden geselecteerd. Klik hiertoe op het uitvouwmenu en selecteer vervolgens het gewenste veld. De informatie in de geselecteerde velden wordt door d-basics geïmporteerd, en kan worden toegevoegd aan vrije velde in de databestanden. Hiertoe moeten een aantal handelingen worden verricht. Zie voor een beschrijving van deze handelingen Tab Exporteren, Sub tab 2A) Debiteuren / Crediteuren.

•Voeg adresveld 2 toe aan adresveld 1

Selecteer deze optie indien d-basics de informatie uit adresveld 2 moet toevoegen aan de informatie uit adresveld 1.

•Bij het importeren van de debiteuren de landcode niet updaten

Selecteer deze optie indien bij het importeren van debiteuren de landcode niet moet worden geactualiseerd. Met deze instelling wordt voorkomen dat in d-basics handmatig aangebrachte correcties bij de eerst volgende import actie worden overschreven.

•Maatwerk

Deze optie biedt de mogelijkheid tot het aanroepen van klant- of boekhoudpakket specifiek maatwerk betreffende het importeren van debiteuren. Gebruik deze optie alleen in overleg met de d-basics helpdesk.

TAB 1A4) ADRESVELDEN

•Verwijder de postcodes uit de adresvelden

Selecteer deze optie indien bij het inlezen de postcodes uit de adresvelden moeten worden verwijderd.

•Lees postadressen in i.p.v. vestigingsadressen

Selecteer deze optie indien de postadressen moeten worden ingelezen in plaats van de vestingsadressen.

•Postcodes en woonplaatsen uit adresvelden filteren

Selecteer deze optie indien de postcode en woonplaats gegevens in één adresveld zijn opgeslagen en deze informatie bij het importeren moet worden opgesplitst in twee aparte gegevens.

•Inlezen afwijkende adresvelden

Het is mogelijk dat - bij het vastleggen van adresgegevens in het boekhoudpakket - andere dan de standaard adresvelden zijn gebruikt. In dit geval kan d-basics de adresgegevens niet uit de standaard adresvelden importeren en moet met behulp van de vijf uitvouwmenu's - per adresgegeven dat afwijkend wordt ingevuld - het veld worden geselecteerd waaruit de informatie moet worden geïmporteerd.

TAB 1B1) FACTUURNUMMER

•Voeg voor het factuurnummer het debiteurnummer toe

Selecteer deze optie indien bij het aanmaken van de databestanden het debiteurennummer aan het factuurnummer moet worden toegevoegd.

•Tekenreeksen uit factuurnummers filteren

Het is mogelijk gedurende het importeren bepaalde tekens te laten verwijderen uit de factuurnummers. Vul de te verwijderen tekens in. Indien meerdere tekens moeten worden verwijderd moet tussen deze tekens een puntkomma (;) worden gezet.

•Voorloopnullen toevoegen aan factuurnummers

Selecteer deze optie indien - ten behoeve van het sorteren - voorloopnullen aan de factuurnummers moeten worden toegevoegd.

•Gebruik bij het inlezen van facturen het veld … voor de factuurnummer

Selecteer het veld waarin de te importeren factuurnummers zijn opgeslagen.

•Gebruik bij het importeren van niet afgestemde betalingen de eerste X karakters van het omschrijvingveld als factuurnummer.

Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bij het importeren van niet afgestemde facturen de eerste X karakters van het omschrijvingenveld moeten worden gebruikt voor het herleiden van de factuurnummer.

•Dagboek toevoegen voor het factuurnummer

Selecteer deze optie indien bij het importeren het dagboeknummer aan het factuurnummer moet worden toegevoegd.

•Jaartal toevoegen voor het factuurnummer

Selecteer deze optie indien bij het importeren het jaartal aan het factuurnummer moet worden toegevoegd.

•Gebruik bij het importeren de eerste X karakters van het omschrijving veld als factuurnummer

Deze functie biedt de mogelijkheid het factuurnummer af te leiden uit de omschrijving van de factuur. Geeft hiervoor aan uit hoeveel karakters het factuurnummer bestaat.

•Gebruik bij het inlezen van de openstaande posten voor niet-facturen het volgnummer met prefix '*' voor de factuurnummers

Selecteer deze optie indien bij het importeren van openstaande posten bij alle mutaties - niet zijnde het aanmaken van een factuur - het leesteken '*' aan het factuurnummer moet worden toegevoegd.

•Voorloopkarakter toevoegen aan factuurnummers voor facturen met positieve factuurbedragen

Deze functie biedt de mogelijkheid voorloop karakters toe te voegen aan factuurnummer van positieve facturen. Vul hiervoor de te gebruiken karakters (leestekens) in.

•Voorloopkarakter toevoegen aan factuurnummers voor facturen met negatieve factuurbedragen

Deze functie biedt de mogelijkheid voorloop karakters toe te voegen aan factuurnummer van negatieve facturen. Vul hiervoor de te gebruiken karakters (leestekens) in.

•Gebruik bij het inlezen van de betalingen de systeemstuknummers als factuurnummers

Selecteer deze optie indien bij het importeren van betalingen het boekstuknummer als factuurnummer moet worden gehanteerd.

•Vervalnummer / termijnnummer als lettercode toevoegen achter het factuurnummer

Gebruik deze optie indien een bedragen in de vorm van meerdere deelfacturen met hetzelfde rekeningnummer in rekening wordt gebracht. Met deze optie wordt in d-basics bij het importeren van de facturen het vervaldagnummer als lettercode achter het factuurnummer geplaatst. Hiermee krijgen de deelfacturen een uniek factuurnummer.

•/ + volgnummer toevoegen achter het factuurnummer of boekstuknummer bij ongealloceerde betalingen.

Selecteer deze optie indien bij het importeren van betalingen een volgnummer aan het factuur of boekstuknummer moet worden toegevoegd in geval van ongealloceerde betalingen.

TAB 1B2) FACTUURFILTER

•Lees bij het inlezen van de openstaande posten een extra veld in tbv filter

Deze instelling biedt de mogelijkheid extra informatie te importeren ten behoeve van het gebruik van de filters. Gebruik de uitvouwmenu's om de velden te selecteren waarin de extra in te lezen informatie is opgeslagen.

•Lees bij het inlezen van facturen een extra veld in t.b.v. filter

Deze instelling biedt de mogelijkheid extra informatie te importeren t.b.v. het gebruik van filters. Gebruik het uitvouwmenu om het veld te selecteren waarin de extra informatie is opgeslagen.

•Extra conditie

Via de knop 'Extra conditie' kan een scherm worden opgeroepen dat de mogelijkheid biedt een extra conditie(s) toe te voegen aan de query waarmee de facturen worden geselecteerd op het moment dat ze uit de database van het boekhoudpakket worden geïmporteerd. De extra conditie(s) moet(en) in de vorm van een SQL statement worden toegevoegd. Het wordt ten zeerste aangeraden contact op te nemen met de d-basics helpdesk bij het in gebruik nemen van deze geavanceerde instelling.

TAB 1B3) FACTUREN IMPORTVELDEN

•Lees bij het inlezen van facturen een extra datum veld in t.b.v. factoring

Het is mogelijk een extra datumveld in te lezen. Selecteer hier het gewenste datumveld.

•Maatwerk

Deze optie biedt de mogelijkheid tot het aanroepen van klant- of boekhoudpakket specifiek maatwerk betreffende het importeren van facturen. Gebruik deze optie alleen in overleg met de d-basics helpdesk.

•Gebruik bij het inlezen van de facturen de afleverdebiteur in plaats van de facturatie debiteur.

Selecteer deze optie indien bij het importeren van facturen de NAW gegevens van de afleverdebiteur in plaats van de facturatiedebiteur moeten worden geïmporteerd.

TAB 1B4) INLEES SELECTIE

•Facturen inlezen die niet ouder zijn dan

Het aantal in te lezen facturen kan op basis van leeftijd worden begrensd. Standaard leest d-basics de facturen ouder dan 60 dagen niet in. Deze leeftijdsgrens kan worden aangepast door het invoeren van een ander getal.

•Openstaande posten inlezen die niet ouder zijn dan

Het aantal in te lezen openstaande posten kan op basis van leeftijd worden begrensd. Standaard leest d-basics de openstaande posten ouder dan 60 dagen niet in. Deze leeftijdsgrens kan worden aangepast door het invoeren van een ander getal.

•Debiteuren openstaande posten niet, facturen wel inlezen

Selecteer deze optie indien alleen de facturen moeten worden ingelezen. Doe dit alleen indien nieuwe facturen bestanden worden aangemaakt en het inlezen van gegevens te lang duurt.

•Gebruik voor het inlezen van facturen het openstaande posten bestand

Indien in het boekhoudpakket geen gebruik wordt gemaakt van de facturatie module, moet het openstaande postenbestand worden gebruikt voor het inlezen factuurgegevens. Geef dit aan door het hokje aan te vinken.

•Selecteer alleen de facturen zonder letters

Selecteer deze optie indien bij het importeren alleen de informatie moet worden meegenomen van de facturen waarbij het factuurnummer slechts uit cijfers bestaat.

•Lees alleen openstaande posten met grootboeknummer(s)

Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat alleen de openstaande posten moeten worden geïmporteerd waarbij een bepaald grootboeknummer wordt vermeld. Het is mogelijk meerdere grootboeknummers in te voeren, deze moeten worden gescheiden met behulp van een komma.

•Lees alleen openstaande posten met documenttype(s)

Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat slechts openstaande posten met een bepaald bestandstype moeten worden ingelezen. Vul de code in aan de hand waarvan het in te lezen documenttype kan worden herkend (gebruik een komma als scheidingsteken indien er sprake is van verschillende types).

•Toekomstige facturen inlezen

Selecteer deze optie indien d-basics ook de facturen moet inlezen waarvan de factuurdatum in de toekomst ligt.

•Factuurregels niet importeren

Selecteer deze optie indien bij het importeren van de gegevens uit het financiële pakket de factuurregels moeten worden overgeslagen.

•Niet definitieve facturen ook inlezen

Selecteer deze optie indien niet definitieve facturen toch moeten worden geïmporteerd

•Biedt de mogelijkheid tot het vervolgen van de inleesactie na een foutmelding.

Standaard wordt de inleesactie afgebroken indien zich tijdens het importeren een fout voordoet. Indien deze optie wordt geselecteerd, biedt d-basics de mogelijkheid de inleesactie voort te zetten na het optreden van een fout. Deze optie mag enkel worden gebruikt voor het negeren van niet kritische fouten.

TAB 1B5) VERVALDATUM

•Vervaldatums van de facturen niet inlezen

Selecteer deze optie indien de vervaldatums van facturen niet moeten worden ingelezen. Als vervaldatum wordt in dit geval de standaard vervaldatum gehanteerd.

•Facturen zonder vervaldatum hebben een vervaltermijn van …

Vul hier de vervaltermijn in die standaard moet worden gebruikt indien de vervaltermijn niet is af te leiden uit de gegevens van het boekhoudpakket.

•Lees de vertrekdatum in als vervaldatum

Selecteer deze optie indien de vertrekdatum moet worden gehanteerd als vervaldatum voor een factuur (deze instelling geldt alleen voor pakketten uit de reisbranche).

TAB 1B6) C/W/D (CHEQUES/WISSELS/DOMICIELIERING)

•Gebruik voor het inlezen van de openstaande posten de cheques/wissels

Selecteer deze optie indien voor het inlezen van de openstaande posten het cheques en wissels bestand moet worden gebruikt.

•Gebruik voor het inlezen van de cheques/wissels de volgende filterwaarden

Vul hier de kenmerken in die moeten worden gebruikt voor het identificeren van cheques en wissels. D-basics maakt aan de hand van deze kenmerken het onderscheid tussen openstaande posten en cheques of wissels. Het is mogelijk meerdere kenmerken in te voeren, deze moeten worden gescheiden met behulp van een komma.

TAB1B7) HISTORIE

•Aantal te bewaren lijsten van historie debiteuren openstaande posten

D-basics biedt de mogelijkheid tot het bewaren van lijsten met openstaande posten. Vul hier in hoeveel lijsten moeten worden bewaard.

TAB 1C) GROOTBOEKREKENINGEN

•Grootboeksaldi inlezen van de laatste X jaar

Deze instelling biedt de mogelijkheid aan te geven van hoeveel jaar historie moet worden meegenomen bij het importeren van de grootboekmutaties.

TAB 1D) ALGEMEEN

•Gegevens bestanden eerst naar andere locatie kopiëren en van daaruit verwerken

Selecteer deze optie indien - voorafgaand aan het importeren van informatie uit het boekhoudpakket - eerst een kopie van de in te lezen database bestanden moet worden gemaakt (en geef aan waar deze bestanden moeten worden opgeslagen). D-basics zal in dit geval de gegevens uit de gekopieerde database bestanden importeren.

EXPORTEREN

TAB 2A) DEBITEUREN/CREDITEUREN

•Verwijder bij het exporteren de voorloopnullen bij debiteurennummers

Selecteer deze optie indien bij het aanmaken van databestanden de voorloopnullen uit het debiteurennummer moeten worden verwijderd.

•Gebruik bij exporteren van debiteuren NAW gegevens uit het veld …

Het is mogelijk dat adres gegevens in het boekhoudpakket in meerdere velden kunnen worden opgeslagen. Indien bij het aanmaken van databestanden niet de gegevens uit het standaard veld moeten worden gebruikt, biedt deze instelling de mogelijkheid tot het selecteren van de alternatieve velden.

•De extra geïmporteerde informatie opslaan in velden:

Bij het importeren van informatie uit het boekhoudpakket kunnen extra vrije velden worden geselecteerd waarvan de informatie moet worden opgeslagen in d-basics. Het is mogelijk deze informatie op te nemen in de databestanden. Geef hiervoor per geïmporteerd veld aan op welke positie de informatie moet worden opgeslagen in het exportbestand.

•Gebruik bij het exporteren … karakters van het debiteurennummer beginnende bij karakter …

D-basics biedt de mogelijkheid slechts een gedeelte van het debiteurennummer te gebruiken bij het aanmaken van de databestanden. Geef aan uit hoeveel karakters een debiteurennummer mag bestaan. Vermeld tevens de te hanteren startpositie.

•Tekenreeksen uit debiteurencodes filteren

D-basics kan bij het exporteren van gegevens vooraf gedefinieerde tekenreeksen uit de debiteurencodes filteren. Vul hiervoor één of meer tekenreeksen in, gescheiden door een puntkomma (;).

•Schakel correctie BTW nummer uit

D-basics bevat een functie die BTW nummers opslaat in een standaard formaat. Met behulp van deze optie kan deze functie worden uitgeschakeld, de BTW nummers worden in dit geval ongecorrigeerd overgenomen uit het boekhoudpakket.

•Landcode voor BTW nummer plaatsen

Selecteer deze optie indien bij het exporteren van gegevens de landcode voor het BTW nummer moet worden geplaatst

•Adresveld toevoegen aan debiteurennaam

Met behulp van deze instelling kan worden aangegeven dat bij het exporteren de informatie uit een bepaald adres veld moet worden toegevoegd aan de debiteurennaam. Selecteer hiervoor het te gebruiken te gebruiken adresveld.

TAB 2B) FACTUREN/OPENSTAANDE POSTEN

•Gebruik bij het exporteren de vervaldatum als factuurdatum

Selecteer deze optie indien bij het exporteren de vervaldatum als factuurdatum moet worden gehanteerd.

•Gebruik bij het exporteren de eerste … karakters van het omschrijving veld als factuurnummer.

D-basics biedt de mogelijkheid het factuurnummer af te leiden uit de omschrijving. Vul hiertoe het aantal in te lezen karakters in.

•Gebruik de standaard landcode indien bij een debiteur de landcode niet is ingevuld

Selecteer deze optie indien bij de debiteuren waar geen landcode is aangetroffen, het standaard land moet worden gehanteerd.

•Facturen/openstaande posten exporteren in de basisvaluta i.p.v. Vreemde valuta

Selecteer deze optie indien facturen in de basisvaluta moeten worden geëxporteerd en niet in de vreemde valuta. Druk vervolgens op de knop instellingen om aan te geven bij welke vreemde valuta de facturen in de standaard valuta moeten worden geëxporteerd (verplaats hiertoe de te vervangen valuta naar de linker kolom).

•Tekenreeksen uit factuurnummers filteren

D-basics kan bij het exporteren van gegevens vooraf gedefinieerde tekenreeksen uit de factuurnummers filteren. Vul hiervoor één of meer tekenreeksen in, gescheiden door middel van een puntkomma (;).

•Gebruik bij het exporteren … karakters van het factuurnummer beginnende bij karakter …

D-basics biedt de mogelijkheid slechts een gedeelte van het factuurnummer te gebruiken bij het aanmaken van de databestanden. Geef aan uit hoeveel karakters een factuurnummer mag bestaan. Vermeld tevens de te hanteren startpositie.

•Dagboekcode bij exporteren als volgt uit factuurnummers behandelen

Bepaalde boekhoudpakketten maken gebruik van een samengesteld factuurnummer dat bestaat uit een dagboekcode en een factuurnummer met daartussen eventueel een scheidingsteken. Via deze instelling wordt de mogelijkheid geboden aan te geven hoe de dagboekcode moet worden behandeld bij het exporteren van de facturen. Hierbij wordt de keuze geboden tussen Niet verwijderen, Alleen scheidingsteken verwijderen of Alles verwijderen.

•Indien de vervaldatum voor de factuurdatum valt gebruik dan factuurdatum als vervaldatum

Selecteer deze optie indien de vervaldatum door de factuurdatum moet worden vervangen in het geval de vervaldatum voor de factuurdatum ligt.

•Verzendgeschiedenis bijhouden voor facturen

Selecteer deze optie indien d-basics moet bijhouden welke facturen zijn verzonden. Indien deze optie is ingeschakeld, kan d-basics automatisch de nieuwe facturen selecteren bij vervolgzendingen.

•Exporteren t.b.v. overname oude bestanden

Het komt voor dat factormaatschappijen - bij 'Nieuwe facturen' contracten - vragen bij de eerste verzendactie alle openstaande posten in te sturen in plaats van enkel de nieuwe facturen. Indien deze optie is ingeschakeld, exporteert d-basics alle openstaande posten in het nieuwe facturen bestandsformaat (schakel deze optie bij vervolgzendingen weer uit).

•Exporteer openstaand bedrag i.p.v. factuurbedrag in factuur exportbestand

Deze instelling hangt nauw samen met de hiervoor beschreven mogelijkheid alle openstaande posten in het nieuwe facturen bestandsformaat te exporteren. Indien deze optie is ingeschakeld stelt d-basics bij het exporteren de factuurbedragen gelijk aan de openstaande bedragen (de oorspronkelijke factuurbedragen worden hierbij overschreven). Ook voor deze instelling geldt dat ze na de eerste verzendactie moet worden uitgeschakeld.

TAB 2C) INFOCODES

•Factuur infocode

Selecteer deze optie indien een extra veld met Infocode informatie moet worden ingelezen vanuit het boekhoudpakket. Infocodes kunnen op twee verschillende manieren worden ingelezen: vanuit een debiteurenveld of vanuit het facturen of openstaande posten veld.

Debiteurenveld

Selecteer deze optie indien de in te lezen infocodes in het debiteurenbestand van het boekhoudpakket zijn opgeslagen. Selecteer vervolgens met behulp van het uitklapmenu het veld waarin de infocodes zijn opgeslagen

Openstaande posten / facturen veld

Selecteer deze optie indien de in te lezen infocodes in het openstaande posten of facturen bestand zijn opgeslagen. Selecteer vervolgens met behulp van het uitvouwmenu het veld waarin de infocodes zijn opgeslagen.

TAB 2D1) ALGEMEEN

•<OARid> scheidingskarakter

Normaal gesproken worden aan ieder item in Argentis databestanden unieke sleutels (OARid) toegekend. Standaard wordt hiervoor het debiteurnummer en factuurnummer gebruikt, gescheiden door een spatie. Het is mogelijk dat een afwijkend scheidingskarakter is gebruikt (of helemaal geen scheidingskarakter). Vul in dit geval het gebruikte karakter in of laat het invulveld leeg indien er geen scheidingsteken is gebruikt.

•Voorloopnullen gebruiken bij <OARid>

Het is mogelijk dat in een unieke sleutel (OARid) voorloopnullen worden gebruikt. Selecteer deze optie indien dit het geval is en geef tevens de totale (vaste) lengte van de unieke sleutel (OARid) aan.

TAB 2D2) DEBITEUREN

•Lees bij debiteuren extra vrije velden in t.b.v. export

D-basics biedt de mogelijkheid tot het inlezen van extra informatie ten behoeve van de databestanden voor Argentis/MaxCredible. Selecteer met behulp van de uitvouwmenu's de velden waaruit de extra informatie moet worden geïmporteerd.

TAB 2D3) OPENSTAANDE POSTEN

•Lees bij openstaande posten extra vrije velden in t.b.v. export

CLIEOP

TAB 3) CLIEOP

•Bij het aanmaken van de CLIEOP bestanden automatisch de omschrijvingen vullen met de gegevens uit de volgende velden.

D-basics kan de informatie uit extra velden importeren ten behoeve van de omschrijvingen zoals deze moeten worden opgenomen in de CLIEOP bestanden. Selecteer hiertoe via de uitvouwmenu's 1 of meer extra velden.