Soms kan niet alle gewenste informatie via een directe of indirecte koppeling uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd. In dat geval wordt de mogelijkheid geboden de ontbrekende informatie handmatig toe te voegen via het scherm "Aanvullende gegevens". Hierbij wordt - voor ieder type informatie dat aanvullend in d-basics moet worden ingevoerd - een aparte categorie aangemaakt. Via deze categorie wordt de aanvullende informatie ingevoerd en steeds opnieuw geactualiseerd op het moment dat informatie vanuit d-basics moet worden verstuurd.
•Aanmaken van een categorie
Doorloop voor het aanmaken van een categorie de volgende stappen:
1.Druk in het scherm "Aanvullende gegevens" op de knop "Toevoegen". Hiermee wordt het volgende scherm geopend:
2.Selecteer bij "Soort" het type informatie waarvoor de categorie wordt aangemaakt (vooralsnog kan hier alleen "Voorraad" worden gekozen)
3.Vul een "Code" en "Omschrijving" in.
4.Selecteer bij "Datum" de rapportagedatum. Dit is het moment waarop het hierna genoemde bedrag is vastgesteld
5.Vul bij "Bedrag EV" de waarde in van de betreffende categorie op de rapportagedatum
6.Selecteer bij "Bijlage" het bestand dat dient ter onderbouwing van de - bij "Bedrag" - ingevulde waarde. Dit bestand moet via de administratieve- of logistieke software van de onderneming worden aangemaakt (exporteren) en sluit - qua inhoud en waarde - precies aan bij de in
d-basics aangemaakte categorie. In het voorbeeld hierboven zou er dus een bijlage worden toegevoegd met een specificatie van de grondstoffen. Bijlages hebben bij voorkeur het Excel formaat.
7.Selecteer de optie "Gecontroleerd na laatste import". Hiermee wordt aangegeven dat - voorafgaand aan het versturen van de gegevens - het saldo en de bijlage zijn geactualiseerd.
Herhaal de hierboven beschreven handelingen totdat voor alle extra mee te sturen informatie een categorie is aangemaakt.
•Actualiseren van een categorie
Telkens wanneer opnieuw informatie vanuit d-basics wordt verstuurd moet het saldo en de bijlage in de aangemaakte categorieën worden geactualiseerd. Doorloop hiervoor de volgende stappen:
1.Selecteer een categorie
2.Druk op "Wijzigen"
3.Selecteer bij "Datum" de rapportagedatum
4.Vul bij "Bedrag" de waarde van de categorie op de rapportagedatum in
5.Voeg een actule bijlage toe
6.Selecteer de optie "Gecontroleerd na laatste import". Hiermee wordt aangegeven dat - voorafgaand aan het versturen van de gegevens - het saldo en de bijlage zijn geactualiseerd.
Herhaal deze handelingen totdat alle categorieën zijn geactualiseerd.