d-basics Collector

d-basics Collector ofrece una solución integral para enviar información financiera en tres simples pasos. El software importa información financiera de una gran cantidad de fuentes de datos diferentes (como paquetes de contabilidad), valida esta información y envía archivos de datos, en el formato de archivo predefinido, a proveedores de servicios financieros como empresas de factoraje, bancos, gestores de crédito, etc.

Importar información

d-basics Collector importa automáticamente la información requerida de diferentes tipos de fuentes de datos:
  • paquetes de contabilidad instalados localmente
  • otras aplicaciones financieras (instaladas localmente)
  • paquetes de contabilidad en línea
  • otras plataformas financieras en línea

Dependiendo del tipo de fuente de datos, d-basics Collector se conecta a la base de datos, servicio web o API, después copia automáticamente la información requerida y la almacena en la base de datos instalada localmente de d-basics Collector para su posterior procesamiento.

Lista de paquetes de contabilidad vinculados

¿Qué tipo de información se puede importar?

Dado que d-basics Collector importa a través de un enlace directo a la fuente de datos, en principio se puede importar toda la información almacenada en la fuente de datos. A continuación, se muestran algunos ejemplos de datos importados por d-basics Collector:

Ventas

  • Datos maestros del deudor (nombre, dirección, etc.)
  • Partidas abiertas y nuevas facturas
  • Líneas de factura
  • Transacciones de venta

Compras

  • Datos maestros del acreedor (nombre, dirección, etc.)
  • Partidas abiertas y nuevas facturas
  • Líneas de factura
  • Transacciones de compra

Libro mayor

  • Datos maestros del libro mayor (plan de cuentas, clasificación de los períodos, etc.)
  • Saldos del libro mayor (por período)
  • Transacciones del libro mayor

Stock

  • Datos maestros de los artículos
  • Número de artículos + precio (por ubicación en almacén, antigüedad, etc.)

Dado que d-basics Collector solo importa la información requerida, en la práctica, solo se “leerá” parte de la información anterior.

Si los datos tienen que importarse a través de un servicio web o API, d-basics Collector está limitado a las posibilidades que ofrece el servicio web o API al importar información.

Validar y corregir información

La información financiera importada por d-basics Collector a menudo no cumple con los requisitos técnicos establecidos por el destinatario.

Para garantizar que los archivos de datos puedan procesarse en última instancia, d-basics Collector comprueba automáticamente después de importar si la información importada cumple los requisitos establecidos por el destinatario.

Al hacerlo, d-basics Collector intenta corregir cualquier deficiencia y, si esto no es posible por razones técnicas (por ejemplo, por la falta de información requerida), d-basics Collector indicará al usuario qué debe corregirse de otra manera.

La validación puede generar un comentario, advertencia o mensaje de error. En el caso de un mensaje de error, existe una deficiencia tan crítica que no es posible crear archivos de datos correctos. En este caso, la transmisión de archivos de datos solo es posible después de que el usuario haya corregido la causa del mensaje de error.

Ejemplos de las correcciones automáticas que se realizan por d-basics Collector:

  • Reemplazo de códigos de país, idioma y moneda incorrectos por los códigos ISO adecuados
  • Conversión de números (de factura) excesivamente largos en números que el destinatario pueda procesar
  • Conversión de información al formato de datos deseado por el destinatario (por ejemplo, el formato de fecha)

Crear y enviar archivos de datos

Tras validar la información, d-basics Collector crea automáticamente archivos de datos que se enviarán al destinatario (en el formato de archivo esperado por ese destinatario).

Durante este proceso se puede realizar, mediante filtros, una selección de la información que debe o no debe enviarse.

Además, se pueden crear múltiples conjuntos de archivos de datos utilizado cuentas de exportación. Es posible indicar con la ayuda de filtros qué información deben contener los archivos de datos (por ejemplo, se puede crear un conjunto separado de archivos de datos por moneda).

Lista de plugins de exportación disponibles

Flujos de trabajo y programador de tareas

Se realiza una serie de acciones al crear y enviar archivos de datos. Cada una de estas acciones puede iniciarse manualmente, pero también es posible ejecutar un flujo de trabajo que activará automáticamente una secuencia de acciones.

Durante la instalación de d-basics Collector, se crea un flujo de trabajo predeterminado con el que se pueden realizar todas las acciones relevantes con un solo comando. Además, si lo desean, los usuarios pueden definir otros flujos de trabajo además de este flujo de trabajo predeterminado.

Programador de tareas

d-basics Collector se puede ampliar con el plugin Programador de tareas que ejecuta automáticamente flujos de trabajo de acuerdo con un programa predefinido.

Con este plugin, todo el proceso de importación y envío de información financiera se puede llevar a cabo sin la intervención del usuario.

Plugin de informes personalizados

Los plugins de exportación estándar de d-basics Collector crean un conjunto fijo de archivos de datos que cumplen exactamente con las especificaciones técnicas del destinatario.

Además de estos plugins, d-basics Collector se puede ampliar con el plugin de Informes personalizados, un complemento que crea informes personalizados basados en definiciones de informes específicas del cliente.

Si este complemento se usa en combinación con el plugin Programador de tareas, los informes personalizados pueden crearse automáticamente de acuerdo con un programa predefinidosy enviarse, por ejemplo, por correo electrónico.

De esta forma, d-basics Collector ofrece una solución totalmente automatizada para generar y enviar periódicamente informes internos y externos.

Retransmisión al paquete de contabilidad

D-basics Collector no solo importa información de paquetes de contabilidad (fuentes de datos), en algunos casos también ofrece la posibilidad de reescribir o agregar automáticamente información de fuentes externas al paquete de contabilidad.

Durante este proceso, la información del paquete de contabilidad se compara con la información de la otra fuente y la información del paquete de contabilidad se actualiza automáticamente si no está actualizada.

Ejemplos de información que se puede reenviar de esta manera:

  • Comentarios de los destinatarios después de enviar archivos de datos (por ejemplo, información de pago de facturas)
  • Información obtenida de fuentes de datos externas (por ejemplo, límites de crédito y calificaciones de deudores)

 Debe ser compatible con el paquete de contabilidad

Volver a escribir información solo es posible si el paquete de contabilidad lo admite.

Por lo general, esto solo es el caso si hay una interfaz (API) disponible que pueda procesar solicitudes de reescritura de acuerdo con la “lógica empresarial” del paquete de contabilidad.

Tenga en cuenta que d-basics Collector nunca agregará información directamente a la base de datos de un paquete de contabilidad ni modificará la información en esa base de datos sin utilizar la interfaz adecuada proporcionada por el paquete de contabilidad.

Si esta interfaz no está disponible, la retransmisión no es posible.