d-basics Collector

d-basics Collector biedt in drie simpele stappen een complete oplossing voor het versturen van financiële informatie. De software importeert financiële informatie uit een groot aantal verschillen databronnen (zoals boekhoudpakketten), valideert deze informatie en verstuurt databestanden - in het voorgeschreven bestandsformaat - naar financiële dienstverleners zoals factormaatschappijen, banken, credit managers etc.
 

Informatie importeren

 
d-basics Collector importeert de benodigde informatie automatisch uit verschillende soorten databronnen:
  • lokaal geïnstalleerde boekhoudpakketten
  • andere (lokaal geïnstalleerde) financiële applicaties
  • online boekhoudpakketten
  • andere online financiële platforms

Afhankelijk van het type databron maakt d-basics Collector een verbinding met de database, web service of API, kopieert vervolgens automatisch de benodigde informatie en slaat deze - voor verdere bewerking - op in de lokaal geïnstalleerde database van d-basics Collector.

Lijst van gekoppelde boekhoudpakketten
 

Welke informatie kan worden geïmporteerd?

Omdat d-basics Collector importeert via een directe koppeling met de databron kan in principe alle in de databron opgeslagen informatie worden geïmporteerd. Voorbeelden van de door d-basic Collector geïmporteerde gegevens zijn:

Verkoop

  • Stamgegevens debiteuren (naam, adres etc.)
  • Openstaande posten en nieuwe facturen
  • Factuurregels
  • Verkoop transacties

Inkoop

  • Stamgegevens crediteuren (naam, adres etc.)
  • Openstaande posten en nieuwe facturen
  • Factuurregels
  • Inkoop transacties

Grootboek

  • Stamgegevens grootboek (rekeningschema, periode indeling, etc.)
  • Grootboek saldi (per periode)
  • Grootboek transacties

Voorraad

  • Stamgegevens artikelen
  • Aantal artikelen + prijs (per magazijnlocatie, leeftijd, etc.)

Omdat d-basics Collector alleen de benodigde informatie importeert zal in de praktijk doorgaans slechts een gedeelte van de hierboven genoemde informatie worden 'ingelezen'.

Als gegevens via een webservice of API moeten worden geïmporteerd is d-basics Collector bij het importeren van informatie beperkt tot de door de webservice of API geboden mogelijkheden.
 
 
 

Informatie valideren en corrigeren

 

De financiële informatie die door d-basics Collector is geïmporteerd voldoet vaak niet aan de technische eisen die hier door de ontvanger aan worden gesteld.

Om er voor te zorgen dat databestanden uiteindelijk kunnen worden verwerkt, controleert d-basics Collector na het importeren automatisch of de geïmporteerde informatie voldoet aan de hieraan door de ontvanger gestelde eisen.

Hierbij probeert d-basics Collector eventuele tekortkomingen te corrigeren en als dit om technische redenen niet mogelijk is (bijv. het ontbreken van veiste informatie), wijst d-basics Collector de gebruiker op de zaken die op een andere manier moeten worden gecorrigeerd.

Het valideren kan leiden tot een opmerking, waarschuwing of foutmelding. In het geval van een foutmelding is sprake van een zodanig kritische tekortkoming dat het niet mogelijk is juiste databestanden aan te maken. Verzenden van databestanden is in dit geval slechts mogelijk nadat de gebruiker de aanleiding voor de foutmelding heeft verholpen.

 

Voorbeelden van de automatische correcties die door d-basics Collector worden uitgevoerd:

  • Onjuiste land-, taal- en valutacodes vervangen door de hiervoor geldende ISO-codes
  • Te lange (factuur)nummers converteren naar nummers die wel door de ontvanger kunnen worden verwerkt
  • Informatie converteren naar het door de ontvanger gewenste data formaat (bijvoorbeeld de datum notatie)
 

Aanmaken en versturen databestanden

 

Na het valideren van de informatie maakt d-basics Collector automatisch de databestanden aan die naar de ontvanger moeten worden verstuurd (in het bestandsformaat van die ontvanger).

Gedurende dit proces kan met behulp van filters een selectie worden gemaakt van de informatie die wel en informatie die niet moet worden verstuurd.

Verder kunnen met behulp van export accounts meerdere sets van databestanden worden gecreërd. Hierbij kan met behulp van filters per set databestanden worden aangegeven welke informatie deze moet bevatten (zo kan bevoorbeeld per valuta een aparte set met databestanden worden aangemaakt).

Lijst van beschikbare export modules
 
 
 
 

Workflows en taakplanner

 

Bij het aanmaken en versturen van databestanden wordt een reeks van acties uitgevoerd. Ieder van deze acties kan handmatig worden gestart, maar het is ook mogelijk een reeks van acties te starten middels het uitvoeren van een workflow.

Bij de installatie van d-basics Collector wordt een standaard workflow aangemaakt waarmee alle relevante acties met één opdracht kunnen worden uitgevoerd. Desgewenst kunnnen gebruikers naast deze standaard workflow naar eigen inzicht extra workflow's definiëren.

Taakplanner

d-basics Collector kan worden uitgebreid met de Taakplanner plugin die workflows automatisch op vooraf gedefineerde tijdstippen uitvoert.

Met deze plugin kan het gehele proces van het importeren en versturen van financiële informatie worden uitgevoerd zonder tussenkomst van een gebruiker.

 
 

Customized reports plugin

 

De standaard export plugins van d-basics Collector maken een vaste set van databestanden aan die precies voldoen aan de technische specificaties van de ontvanger.

In aanvulling op deze plugins kan d-basics Collector worden uitgebreid met de Customized reports plugin, een plugin die aangepaste rapportages aanmaakt op basis van klant specifieke rapportage definities.

Als deze plugin wordt gebruikt in combinatie met de Taakplanner plugin, kunnen de aangepaste rapportages automatisch op voorafgedefinieerde tijdstippen worden aangemaakt en - bij voorbeeld per mail - worden verstuurd.

Hiermee biedt d-basics Collector een volledig automatische oplossing voor het periodiek genereren en verzenden van interne en externe rapportages.

 
 
 
 

Terugkoppeling naar het boekhoudpakket

 

D-basics Collector importeert niet alleen informatie uit boekhoudpakketten (databronnen), in bepaalde gevallen wordt ook de mogelijkheid geboden om informatie uit externe bronnen automatisch informatie terug te schrijven / toe te voegen aan het boekhoudpakket.

Gedurende dit proces wordt de informatie in het boekhoudpakket vergeleken met de informatie uit de andere bron en wordt de informatie in het boekhoudpakket automatisch geactualiseerd als deze niet up to date is.

Voorbeelden van informatie die op deze manier kan worden teruggekoppeld:

  • Door ontvangers opgestelde terugkoppeling na het versturen van databestanden(bijv. afletter- of betaalinformatie)
  • Informatie die via externe databronnen is verkregen (bijv. debteuren ratings en kredietlimieten)
 

 Moet worden ondersteund door het boekhoudpakket

De hierboven beschreven terugkoppeling is alleen mogelijk als dit wordt ondersteund door het boekhoudpakket.

Dit is doorgaans alleen het geval als er een interface (API) beschikbaar is die in staat is de terugekoppelde informatie volgens de 'business logica' van het boekhoudpakket te verwerken.

Let er op dat d-basics Collector nooit informatie rechtstreeks aan de database van een boekhoudpakket zal toevoegen of informatie in die database zal aanpassen zonder de hiertoe door het boekhoudpakket geboden ingang te gebruiken.

Is deze interface niet beschikbaar dan is terugkoppeling niet mogelijk.