Menu opties: 'Modules', 'Corporate Risk Monitor', 'Creditsafe Global Gatway Service'
Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden:
•Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen
•Ophalen en analyseren informatie
I. Ophalen identificatienummers
De via de Creditsafe Global Gatway Service beschikbaar gestelde informatie wordt via een online koppeling automatisch in d-basics geïmporteerd. Om er voor te zorgen dat de informatie aan de juiste relatie wordt gekoppeld, moet iedere - uit het boekhoudpakket geïmporteerde - relatie (debiteur of crediteur) worden voorzien van het Creditsafe identificatie nummer. Hiervoor is in Risk Monitor een automatische zoekfunctie opgenomen.
Deze zoekfunctie probeert aan de hand van de naam en adresgegevens van een relatie automatisch het juiste identificatienummer te achterhalen. Bij een 100% match wordt het identificatienummer automatisch opgeslagen in de database van d-basics. Bij een niet-100% match wordt de gebruiker de mogelijkheid geboden te kiezen uit een lijst van alternatieven, waarna het identificatienummer van de gekozen onderneming wordt opgeslagen.
Het zoeken van de identificatienummers verloopt via het tabblad 'Zoeken' in het scherm 'Creditsafe Global Gateway Service'.
Open dit scherm via de hierboven genoemde menuopties en doorloop daarna de volgende procedure voor het identificeren van de relaties:
Stap 1: Importeren informatie uit boekhoudpakket
Voorafgaand aan het identificeren van relaties moet de meest recente informatie uit het boekhoudpakket worden geïmporteerd, klik hiervoor op de knop 'Importeren'.
Stap 2: Open het tabblad 'Zoeken'
Open na het importeren van de gegevens uit het boekhoudpakket het tabblad 'Zoeken'.
Stap 3: Selecteer de debiteuren de moeten worden geïdentificeerd
In de lijst met relaties worden standaard alle relaties getoond waarbij sprake is van één of meer openstaande posten. Met behulp van de filter instellingen boven in het scherm kan de selectie van weergegeven relaties worden aangepast.
Selecteer in de lijst de relaties waarvoor een identificatienummer moet worden opgezocht. Dit selecteren kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, de meest voor de hand liggende methodes zijn:
1.selecteren van één relatie: klik op te selecteren relatie
2.selecteren van meerdere relaties in een aangesloten reeks: op eerste relatie in reeks klikken -> <Shift> toets indrukken en ingedrukt houden -> op laatste relatie in de reeks klikken
3.selecteren van meerdere relaties in een niet aangesloten reeks: <ctrl> toets indrukken en ingedrukt houden -> op te selecteren relaties klikken
4.alle relaties selecteren: klik op een relatie in de lijst -> druk toetsen combinatie <Ctrl +a>
Het identificeren van relaties is een eenmalige handeling die geen extra kosten met zich meebrengt, het wordt daarom aangeraden alle relaties van het juiste identificatienummer te voorzien.
Stap 4: Automatisch zoeken
Druk - na het selecteren van de relaties waarvoor het identificatienummer moet worden opgezocht - op de knop "Automatisch zoeken". Er zal nu - voor de geselecteerde relaties - worden geprobeerd op basis van de naam en adresgegevens het juiste identificatienummer te achterhalen.
De relaties die kunnen worden geïdentificeerd worden in de lijst van debiteuren aangevuld met het identificatienummer en de adresgegevens zoals die geregistreerd staan bij Creditsafe. Deze toegevoegde informatie wordt in het blauw weergegeven.
Opmerking: Het automatisch zoeken kan worden afgebroken door op de knop 'Annuleren' te klikken. |
Stap 5: Handmatig selecteren niet geïdentificeerde relaties
Nadat voor alle geselecteerde relaties is geprobeerd automatisch het identificatienummer te achterhalen wordt voor de relaties waar dit niet is gelukt één voor één een scherm geopend waarin de gevonden alternatieven worden getoond.
Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: de relatie wordt WEL getoond in de lijst van alternatieven of de relatie wordt NIET getoond in de lijst van alternatieven.
•De relatie wordt wel getoond
Selecteer in dit geval de regel waarin betreffende relatie wordt weergegeven en druk op de knop 'Selecteren' (of dubbelklik op het juiste alternatief)
•De relatie wordt niet getoond
In dit geval is op basis van de ingevoerde naam- en adresgegevens geen match gevonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben, voorbeelden zijn: de naam is niet juist gespeld, de adresgegevens kloppen niet of betreffende relatie komt niet voor in de database van de leverancier van informatie. Om toch het juiste identificatienummer te vinden moet de zoekopdracht worden aangepast. De aanbevolen werkwijze is in dit geval:
a.zoek met minder gegevens
Verwijder hiervoor de vinkjes voor de invulvelden en druk op 'Zoeken'. Met name postbus adressen zullen geen juist zoekresultaat opleveren
b.zoek op een gedeelte van de naam
Vooral afkortingen kunnen het vinden van het juiste identificatienummer verstoren. Verwijder de niet relevante onderdelen van de naam en druk op 'Zoeken'
Als de relatie ondanks het aanpassen van de zoektermen niet wordt gevonden komt deze waarschijnlijk niet voor in de database van de leverancier van externe informatie. Klik in dit geval op 'Overslaan', het zoekscherm wordt nu gesloten en zal opnieuw worden geopend met de gegevens van de volgende debiteur waarvoor geen match is gevonden.
Het handmatig zoeken van de niet geïdentificeerde debiteuren kan in z'n geheel worden beëindigd door op de knop 'Afbreken' te klikken. Het identificeren van de debiteuren kan dan op een later tijdstip worden voltooid.
Opmerkingen: 1.Als meer dan 40 mogelijke resultaten worden gevonden wordt onder in beeld de tekstlink "Meer resultaten..." getoond. Klik op deze link om de overige resultaten te zien. Het is overigens beter de zoekopdracht aan te passen zodat minder resultaten worden getoond. 2.Bij het aanpassen van de zoekopdracht is het - naast het in en uitschakelen van adresvelden - ook mogelijk de minder relevante delen van de bedrijfsnaam weg te laten. Het aanpassen van naam en adresvelden kan gecombineerd worden toegepast. 3.Als meerdere alternatieven worden getoond waarbij niet direct duidelijk is welke de juiste is, kan op het 'internetknopje' worden gedrukt dat rechtsboven in het scherm bij het veld 'Website' staat. Daarmee wordt een online zoekmachine geopend waarbij automatisch de naam van de onderneming als zoekopdracht wordt meegegeven. Op die manier kan eenvoudig het adres van de onderneming online worden gecontroleerd. |
II. Controleren adresgegevens en dubbele vermeldingen
Op basis van de via Creditsafe verkregen informatie kunnen twee controles worden uitgevoerd: afwijkend adres en dubbele vermelding debiteur
•Controle afwijkend adres
Bij het identificeren van debiteuren (en crediteuren) worden - naast het Creditsafe nummer - ook de bij Creditsafe bekende adresgegevens gedownload en opgeslagen in de database van d-basics. Omdat de adresgegevens van Creditsafe over het algemeen actueler zijn dan de adresgegevens in het boekhoudpakket kan via het tabblad 'Afwijkend adres' een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren waar het adres dat is geïmporteerd uit het boekhoudpakket afwijkt van het adres dat werd verkregen via Creditsafe.
Dit overzicht kan - als hulpmiddel voor het aanpassen van de adresgegevens in het boekhoudpakket - worden geëxporteerd naar Excel (knop "Export Excel").
Relaties uitsluiten voor controle afwijkend adres
Via de knop 'Blokkeer adres controle" kan een relatie worden uitgesloten voor de controle op een afwijkend adres. Via de knop 'Geblokkeerde adrescontrole' kan een overzicht worden opgevraagd van de debiteuren of crediteuren die zijn uitgesloten voor de controle van het adres.
•Controle dubbele Creditsafe nummers
Nadat relaties zijn geïdentificeerd met een Creditsafe nummer kan via het tabblad 'Dubbel Creditsafe nummer' worden gecontroleerd of eenzelfde Creditsafe nummer aan meerdere debiteuren of crediteuren is gekoppeld. Deze situatie kan zich voordoen indien:
1) de debiteur of crediteur dubbel voorkomt in het boekhoudpakket
2) een Creditsafe nummer aan een verkeerde debiteur of crediteur is gekoppeld
Als dubbele Creditsafe nummers worden geconstateerd moet eerst worden gecontroleerd of de juiste Creditsafe nummers aan betreffende debiteuren of crediteuren zijn gekoppeld. Als blijkt dat debiteuren dubbel zijn aangemaakt in het boekhoudpakket kan een overzicht hiervan - als hulpmiddel voor het samenvoegen van de debiteuren of crediteuren in het boekhoudpakket - naar Excel worden geëxporteerd (knop "Export Excel").
Relaties uitsluiten voor controle dubbele vermelding
Bij het samenvoegen van relaties in het boekhoudpakket vervalt één van de relaties. Dit wordt niet verwerkt in het overzicht van dubbele vermeldingen omdat d-basics de gegevens van de verdwenen relatie bewaart. Via de knop 'Blokkeer debiteuren (of crediteuren)' kunnen de in het boekhoudpakket verdwenen relaties worden uitgesloten voor de verdere controle op dubbele vermelding. Via de knop Geblokkeerde debiteuren (of crediteuren)' kan een overzicht worden opgevraagd van de relaties die zijn uitgesloten voor de controle op dubbele vermelding.
III. Ophalen en analyseren informatie
Open voor het ophalen en analyseren van informatie het het tabblad 'Informatie'.
Via dit tabblad kan het bedrijfsrapport van de klant worden opgehaald. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen:
Stap 1: Importeren gegevens boekhoudpakket
Importeer voorafgaand aan het opvragen van het bedrijfsrapport altijd de meest recente gegevens uit het boekhoudpakket, druk hiervoor op de knop 'Importeren'
Stap 2: selecteren debiteuren
Doorgaans zal niet voor alle relaties (debiteuren of crediteuren) informatie worden opgehaald. Omdat aan het opvragen van het bedrijfsrapport kosten zijn verbonden ligt het voor de hand alleen voor die relaties informatie op te vragen waarbij de gevolgen van het niet betalen van facturen of discontinuïteit het grootst zijn. Over het algemeen zijn dit de afnemers met het grootste openstaande saldo of de leveranciers die een sleutelrol vervullen in het bedrijfs- / productieproces.
Om het selecteren van deze relaties te vereenvoudigen is in het scherm van de Risk Monitor module een aantal filters opgenomen waarmee de lijst van weergegeven relaties kan worden beperkt tot relaties die aan bepaalde criteria voldoen. Verder is het bijvoorbeeld mogelijk de relaties op omvang van openstaande vorderingen (of schulden) te sorteren (klik op de grijze balk boven het overzicht in het vlak 'Openstaand saldo') zodat op eenvoudige wijze de relaties met het grootste openstaande saldo kunnen worden geselecteerd.
Het selecteren van de relaties kan met behulp van de standaard Windows selectiemethodiek, dit zoals hiervoor beschreven bij "Ophalen van Identificatienummers"(stap 2).
Stap 3: Opvragen bedrijfsrapport
Klik na het selecteren van de debiteuren op de knop "Rating". Er zal nu een waarschuwing worden gegeven dat aan het opvragen van bedrijfsrapporten kosten verbonden zijn. Klik op 'Ja' om door te gaan en op 'Nee' om het opvragen van het bedrijfsrapport af te breken.
Stap 4: Raadplegen informatie
Een gedeelte van de door Creditsafe verschafte informatie - waaronder de door Creditsafe geadviseerde kredietlimiet - wordt na het ophalen van de bedrijfsrapporten in het blauw toegevoegd aan de lijst met debiteuren (of crediteuren). In het vak 'Analyse' boven in het scherm is een aantal hulpmiddelen opgenomen die het analyseren van de toegevoegde informatie vereenvoudigen:
•Openstaand bedrag <> Aanbevolen limiet
Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de door Creditsafe aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de door Creditsafe geadviseerde kredietlimieten.
•Openstaand bedrag <> Limiet boekhouding
Via deze optie kan het openstaand saldo per debiteur worden vergeleken met de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het verleende leverancierskrediet in overeenstemming is met de in het boekhoudpakket vastgelegde kredietlimieten.
•Limiet boekhouding <> Aanbevolen limiet
Via deze optie kan de kredietlimiet zoals die in het boekhoudpakket is vastgelegd worden vergeleken met de door Creditsafe aanbevolen kredietlimiet. Hiermee kan bijvoorbeeld worden gecontroleerd of het door de onderneming gehanteerde verkoopbeleid - dat via kredietlimieten in het boekhoudpakket is vastgelegd - in overeenstemming is met de door Creditsafe geadviseerde limieten.
•Creditsafe rating
Via deze optie kunnen relaties worden geselecteerd op basis van de rating die door Creditsafe aan de relatie is toegekend.